Wie productiever wil worden, minder stress wil voelen of meer zelfdiscipline wil krijgen, komt er niet onderuit om te beginnen met het aanleggen van een agendasysteem. Het in kaart brengen van de dingen die je moet doen, wilt doen en kunt doen ligt namelijk ten grondslag aan het daadwerkelijke doen. Daarom dus een agendasysteem. Daarme bedoel ik niet alleen de agenda waarin je kunt zien waar je op 7 juli moet zijn, maar een compleet systeem voor het managen van je taken.

Het klassieke boek hiervoor is “Getting Things Done” van David Allen. Het boek is de bijbel voor mensen die hun taken uit hun hoofd en in hun agenda willen krijgen. Het probleem is dat het boek stamt uit 2001 en sindsdien is er nogal wat veranderd aan onze digitale mogelijkheden. Het agendasysteem dat Allen gebruikt doet daarom ook nogal gedateerd aan. (Update: er is inmiddels een nieuwe versie, maar die is ook al haast weer achterhaald.) In dit artikel bespreek ik daarom een alternatief en zo goed als gratis digitaal agendasysteem.

Het achterliggende idee

Het uitgangspunt van het boek van David Allen is dat je dingen die je moet onthouden continue in je hoofd moet houden. Dat geeft een hoop stress en houdt je hoofd bezig met andere dingen dan de taak die je op dit moment bij de hand hebt.

Daarom is het belangrijk om alle afspraken en taken die je hebt in een systeem te verwerken. Belangrijk aan dit systeem is dat alles er in staat. Wanneer er bepaalde input naast valt, zul je zien dat je niet meer gaat vertrouwen op je systeem en het ook niet meer gaat gebruiken. Of, nog erger, dat je blijft vertrouwen op je systeem en dan allerlei dingen vergeet.

Benodigdheden

In ieder geval heb je een pc nodig en een smartphone. Ik zou zelf kiezen voor een laptop omdat je die makkelijker ergens mee naar toe kunt nemen, maar een desktop volstaat in principe ook. Tegenwoordig volstaan bijna alle smartphones voor de doelen die we hier stellen. Je kunt ook een scanner kopen bijvoorbeeld, maar een smartphone voldoet tegenwoordig perfect om fotokopiën mee te maken.

Uitwerking en software

In je agendasysteem heb je een aantal dingen nodig. Een inbox, een agenda, een archief en een to-do lijst. Belangrijk is daarbij dat het makkelijk te gebruiken is en dat je het altijd bij de hand hebt.

Inbox: met een inbox bedoelen we niet je emailbox, maar meer in het algemeen een plek waarin je alle dingen bewaart waar je iets mee moet of wilt doen. Deze inbox bepaalt een belangrijk deel van de methode van David Allen en daarom staat deze ook op de voorkant van zijn boek. De inbox is een verzamelplaats van dingen waar je iets mee moet, maar waar je nu nog geen tijd voor hebt.

Ik raad aan om je inbox volledig digitaal te houden. Als je post krijgt, maak je er een foto van die je naar jezelf kunt mailen. Denk er wel aan om de mail een gepaste naam te geven, dat maakt het archiveren een stuk gemakkelijker.

Archief: Als archief kun je je mailbox gebruiken. Maak een folder archief aan en je kunt daar alles opslaan in zoveel mappen als je zelf prettig vindt.

Agenda: deze hoort meestal bij je mailbox. Je kunt gmail gebruiken of outlook of nog weer een andere partij, alle serieuze aanbieders bieden meestal voldoende functionaliteit.

To Do lijst: als to-do lijst raad ik trello aan. Dit is een gratis applicatie waarmee je perfect je todolijst kunt bijhouden.

Kleine tip: op de een of andere manier vind ik het prettiger om trellopunten te mailen. Om dat te kunnen doen heb ik trello als contact in mijn mailbox gezet. Als ik nu een mail stuur naar trello, wordt deze direct in mijn inbox geplaatst.

Tot slot: aan het werk

Met bovenstaand systeem heb je een redelijk foolproof systeem om alle dingen waar je iets mee moet doen in te vangen:

  • Als je een afspraak met iemand maakt (woensdag om 15:00 skypen) kun je dit in je agenda zetten.
  • Sta je in de supermarkt en bedenk je dat je nog iemand moet bellen? Zet het in Trello.
  • Krijg je in diezelfde supermarkt een geniale inval. Stuur simpelweg een mail aan jezelf.
  • Krijg je post over je pensioen? Scan de interessante pagina’s in en sla deze op in je archieffolder in je mail.
  • Maak je via Whatsapp een afspraak? Klik op het bericht en verstuur het via de mail aan jezelf of naar Trello.

Het kan natuurlijk zijn dat je andere systemen gebruikt. Zorg er dan voor dat de input die hieruit komt ook verwerkt wordt in je agendasysteem. Zelfs als je een totaal niet digitaal systeem beheert, kun je meestal zorgen dat de taken die uit dit systeem komen in je agendasysteem komen te hangen.

Mail verwerken

Het verwerken van mail heeft vaak nog wat extra uitleg nodig. Als je mail binnenkrijgt kun je verschillende dingen doen. Hieronder staan de verschillende taken, plus de manier waarop je dit kunt doen:

  • mail kan direct weg (naar folder verwerkt (zelf aanmaken) of eventueel naar de prullenbak).
  • je geeft direct een antwoord op de mail (daarna naar de folder verwerkt).
  • mail bevat een taak die niet direct gedaan kan worden (naar trello sturen en daarna in de folder verwerkt).
  • mail moet gearchiveerd worden (ergens in je mailarchief zetten).

Op deze manier moet het haalbaar zijn om een compleet lege inbox te houden. Het betekent wel dat je to-do lijst heel snel volstroomt, dus je werkt eigenlijk altijd vanuit je to-do lijst.