Productiviteit, wie worstelt er niet mee? We kennen allemaal wel iemand die allerlei grote plannen heeft waar het nooit van komt. En, als je heel eerlijk bent, heb je zelf vast ook wel een project in de kast waar je veel van verwacht. Als je er de tijd maar voor had…

Getting Things Done

Die laatste verzuchting heeft misschien wel de overtuiging doen ontstaan dat we beter moeten leren omgaan met onze tijd om meer te bereiken. Dit noemen we ook wel timemanagement. Het meest bekende boek over timemanagement in Nederland is zonder twijfel het boek “Getting Things Done” van David Allen. Hele trainingsbureau’s bestaan volledig van het geven van trainingen volgens deze methodiek. Ondanks het feit dat uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat deze methodiek ons niet productiever maakt.

Allen leert zijn lezers een agendasysteem aan om taken in te plannen zodat ze vervolgens systematisch uitgewerkt kunnen worden. Dit heeft als voordeel dat de “to do” lijst uit je hoofd verdwijnt wat extra ruimte maakt voor het daadwerkelijke uitvoeren van de taken. In deze boekbespreking kun je meer over het boek lezen.

De sportpsychologen Loehr en Schwartz hebben kortgeleden een boek uitgebracht waarin ze commentaar geven op deze manier van werken. Het boek heet: The Power of Full Engagement. Volgens hen is het timemanagement eenzijdig gericht op het indelen van de tijd en te weinig op het indelen van onze energie. Vanuit hun omgang met topsporters weten ze dat we voor werkelijk grootse inspanningen voldoende energie nodig hebben. Wie een reeks “to do” punten vaststelt en deze vervolgens allemaal afwerkt, zal niet per se komen tot goede resultaten. Hooguit zal hij doen wat er verwacht wordt. Maar dat is iets anders dan enorm goed presteren. Bovendien kan een dergelijke levenswijze, die bestaat uit het constant afvinken van een schier oneindige lijst “to do” punten, uiteindelijk leiden tot oververmoeidheid, prikkelbaarheid en een ongelukkig gevoel.

Zelfdiscipline en uitstelgedrag

Loehr en Schwartz behandelen daarnaast een punt dat we allemaal kennen: je weet wel hoe het moet, maar je doet het niet. Je kunt het een gebrek aan zelfdiscipline noemen of uitstelgedrag, maar in ieder geval heeft het te maken met een tijdelijke of langdurige weerzin om juist die dingen te doen die je moet doen. Aan dit fenomeen wordt in de boeken van Allen volstrekt voorbij gegaan. Het gaat uit van een gemotiveerde professional die sowieso al de hele dag heen en weer rende en die alleen nog op zoek is naar meer systeem in zijn bezigheden. Voor veel mensen is dat echter niet het grootste probleem met hun productiviteit. Het gaat er bij hen vooral om dat ze niet kunnen beginnen of dat ze zaken niet tot het eind afmaken.

In “the power of full engagement” wordt behandeld hoe je meer energie kunt krijgen om zo tot meer dingen te komen. Hun systeem gaat er vanuit dat het opbouwen van meer geestelijke energie op dezelfde manier werkt als het opbouwen van meer spierkracht. Het is een zaak van langzaam opbouwen en voldoende rust nemen. Dit komt overeen met de principes van zelfdiscipline die kortgeleden door de vermaarde professor Roy Baumeister ontdekt zijn (ik heb ze eerder besproken).

Wat is nu de beste aanpak? Timemanagement of energiemanagement? In mijn ogen kennen beide aanpakken hun sterke en hun zwakke punten. Voorlopig lijkt het erop dat mensen die worstelen met hun zelfdiscipline meer baat zullen hebben bij energiemanagement. Terwijl goed presterende maar chaotische managers weer meer zullen hebben aan het systeem van timemanagement. Het wachten is op het systeem dat het beste uit beide aanpakken combineert.